| 標題：管理你的三種時間 |
| 作者：布佳蘭 |
| 日期：2002/04/28 |
| 你的工作中，是不是為了要與主管、同事、部屬維持互相聯繫的關係 ，而陷入混亂的局面？ 例如，主管希望事先了解你的工作計劃，以便採取某些行動預防你可 能犯的錯，所以許多事情你都要先跟主管討論，才會動手去做，而這 樣的討論花了不少時間。對同事，你完全依賴職位的權限去維持彼此 的關係，因此當你十萬火急地需要幕僚人員提供某個東西時，他們會 敷衍地說：「填好表格，我們就會幫你辦好。」而部屬又頻頻出狀況 ，老是製造問題搞得你不勝其煩，頭痛萬分，讓你不得不花許多時間 替他們善後。 在這種情況下，你會覺得工作時間既長又辛苦，好像永遠也做不完自 己份內的工作。要成功管理你的時間，就必須在三種類別的時間之間 求取適當的平衡： •主管強制時間 主管強制時間是指花在如果沒有主管就不能做的事情上面的時間。人 不一定要有主管，你可以退休、當義工、自己創業，這樣就沒有主管 。一旦你有主管，勢必會佔用我們一部份的時間：要得到主管的滿意 ，需要花長時間；要化解主管的不滿，要花的時間更多。 例如，部屬未花時間讓主管知道某件事情的進展，使主管不能對棘手 問題事先提高警覺，因此主管決定重新建立一套與部屬之間的報告系 統，而這麼做所花的時間，比起部屬一開始就讓主管掌握進度要來得 多。 如何讓主管滿意你的工作呢？簡單的說就是不斷做他所希望的事。這 並不是說要當應聲蟲，而是指所謂的「忠誠反對」：說服主管接受更 好的可行方案，否則就盡全力去做他希望你完成的事。根據經驗，要 讓主管滿意需假以時日，有時在這上面所花的時間，遠超過做好工作 所花的時間。如果你不在讓主管滿意上投入足夠的時間，就會造成更 多的主管強制時間，你可以和同事相處或做自己喜歡的事的時間就會 減少。 •組織強制時間 組織強制時間是指花在行政工作以及主管、部屬以外的人（同事／工 作夥伴）的相關需求上的時間，包括必須填寫的文件表格、必須參加 的會議、必須處理的電話等，有人稱這些工作為繁文縟節。 事實上，繁文縟節存在於每個組織中，因為支援線上管理工作的幕僚 部門通常工作過多且人力不足，因而必須設計各種程序、手冊及表格 。 為迎合這些程序或表格必須花費許多時間，多數人都會不滿，但是我 們要仰賴這些支援人員才能成事，因此，為了在組織中生存，我們必 須接受這些組織中的繁文縟節。若無視於這些組織要求，無疑也要冒 某些風險，支援人員會以必須花更多的組織強制時間的方式來「懲罰 」我們。想想當你需要一張新椅子，卻胡亂填寫申購單，最後被對方 退回來，花了很多時間卻得不到你要的東西的惱人情況吧！ •自我強制時間 自我強制時間是三種時間形態中最重要的一種，它是指花在自己決定 要做的事上的時間，不包括主管、同事或部屬建議要做的事。不是自 動自發的人，就不會有自我強制時間。 在主管強制時間裡，主管的要求必須擺在個人之前；在組織強制時間 裡，組織的要求必須擺在第一；只有在自我強制時間裡，個人才能對 組織做出獨一無二的貢獻。 自我強制時間分為好壞兩種：自由裁量時間與部屬強制時間。部屬強 制時間是指花在處理部屬應該處理的事情的時間，屬於「壞」的時間 。而自由裁量時間是指花在能讓工作真正反應到財務報酬上的時間， 如領導、規劃、創新等，這些活動是組織成長發展不可或缺的，屬於 「好」的時間。 自由裁量時間對組織與個人都是最重要的，但是不幸地，在壓力之下 ，它通常是第一個犧牲者。 為什麼？如果我們不能符合主管的期望，會有犯上的罪惡感；如果我 們不能達到組織的要求，會有不合作的罪惡感；如果我們對部屬的承 諾沒有實現，會有誤事的罪惡感。我們很不願意有這些罪惡感，因為 會馬上遭受懲罰。至於疏忽了自由裁量時間，在短時間之內是不會有 任何懲罰的，因為沒有人能指控你沒去做一件你自己計劃去做的事。 兩相比較之下，你可以猜到哪一種時間會佔優勢。 雖然疏忽自由裁量時間在短期內可以安然無事，但是長期下來，對組 織與個人都會有更嚴厲的懲罰。組織無法得到員工在自由裁量時間內 的產出，發展將會遲緩，甚至無法生存；對個人而言，組織生活枯燥 乏味，工作只是在解決別人所製造的問題。 •管理你的三種時間 要妥善管理這三種時間，你可以從減少部屬強制時間著手，將之轉換 成自由裁量時間，並用這些自由裁量時間去幫助減少其他需求所需的 時間。針對主管，你可以花時間去思考如何建立他對你的信心，讓他 願意給你愈來愈多的自由發揮空間；另外，花時間與組織中其他人建 立和諧關係，當你有需要時，他們自然願意為你效力。減少了主管強 制時間和組織強制時間之後，你的自由裁量時間就會會等量增加，工 作不再混亂與辛苦。 |