| 標題：開好會議的九個祕訣 |
| 作者：不具名 |
| 日期：2001/11/04 |
| 會議時常漫無焦點？討論冗長沒有結論？這裡告訴你有效召開會議的要點，幫助你成功開好每一個會議。 當與會人數越多時，會議往往就越沒效率。不是為了一個不重要的問題陷入爭執，就是會議時間冗長，最後卻沒有辦法達成結論。 主持會議的能力，是考驗一個人是否適合擔任主管的最簡單方式。要如何增加開會的效率，讓每個人都能各抒己見、各得其所？根據哈佛管理溝通雜誌（HarvardManagementCom-munication）分析，首先，你需要掌握開會的九個要點，再來將這些要點與同事分享，建立彼此的共識。這樣一來才可以節省自己和別人的時間，有效提升會議的生產力。開會的九個要點包括： ■知道時間。為了尊重每個人的時間，開會最忌諱的就是拖延，尤其是一些經常性的會議。所以要讓會議順暢的進行，要對每個議題的討論時間有限制。如果在某個議題討論太久，卻還沒有結果，就把這個議題記下來，下次開會時再討論。另外，如果這次會議一定要達到某些具體結論的話，在開會前就要先告知每個參與的人，不達到目的絕不罷休。不要為了減少與會人員的負擔而迅速結束會議，這只會讓你的後續動作更困難而已。 ■不要忘了會議的主要理由。在企業，開會通常為了三個目的：溝通、管理和決策。而不管哪一個目的，最重要的是要以行動為焦點。例如討論要採取什麼行動，上次行動的結果如何，或是在不同的行動方案中選擇一個。避免沒有討論行動的會議，因為那很可能只會浪費時間。 ■會議的黃金規則：公開稱讚，私下批評。避免公開批評別人的意見，因為這對士氣有很大的傷害。此外，大家都在同一個公司工作，惡意批評別人並不會帶來什麼好處。 為了避免會議上惡意批評別人的情況發生，會議前要事先告知同事，這次會議的負責人是誰，會議的時間有多長，以及會議的焦點是什麼。遇到有惡意打擾議程的成員，會議主席要以堅定而有禮貌的態度，堅持將會議導入原來的議程。 ■不運用團體壓力使議案通過。不能利用會議，使一些違法或不適當的案子通過。公司必須要有一些既定的價值觀，如果那些價值觀違反道德或是法律規定，試著改變那些價值觀， ■不使用會議破壞他人生涯。在不斷變動的世界，過去的同事或部屬可能很快又會跟你碰面。如果你因為貪圖功勞，在會議上破壞別人的事業生涯，很可能在下一個工作上，這件事將會令你非常尷尬。你可以在會議上表達你的不同意見，但不需要犧牲掉另一個人的前程。 ■公私分明。在工作場所難免會結交一些朋友，但是在開會時，就要避免被這些社交關係影響。在會議開始及結束時，難免需要一些社交來潤滑，但是必須清楚地知道適可而止。在會議中，太多的社交反而會使得不屬於該團體的成員感到厭惡，更使得會議缺乏效率。人總需要一些工作之外的人際關係，如果你發現你大部分的人際關係都需要透過會議建立，那你可能需要做些改變。 ■會議最好的模式是民主，而非專制。不要試圖影響與會者，做出你想要的結論，更不要只憑你的職銜或權力來領導他人。好的領導者應該使用說服，而不是用強迫的方式。另外，領導者應該要了解會議的意義，如果你想要宣告自己的一項政策，只要將它發佈在相關媒體上即可，不需要召集大家，控制整個議程，卻又不給大家討論的空間。 ■建立清楚的議程，並在會議前讓大家傳閱。在開會前必須想清楚這次會議的目的、本質和架構。整理成清楚的議程，並在會議前讓大家傳閱。這樣才能讓與會人員有充分時間準備相關的資料。 ■當例行會議的目的已經不存在時，停止繼續開會。如果你已經無法清楚陳述某些例行會議的存在原因時，那就是該停止這些會議的時候。定期檢視會議存在的目的，才能避免官僚情況的出現。當然，要廢除這些會議時，先想想這些會議當初存在的理由，如果是為了設定公司未來的目標，就應該繼續存在。 讓會議簡單、目的清楚，以及互相尊重，你將發現開會並不那麼可怕。 |